Una guia per gestionar les interaccions difícils a la feina

Les interaccions difícils, com la bellesa, sovint es troben a l'ull de l'espectador. És possible que sentiu que un gerent que parla ràpidament és massa contundent mentre que al vostre company, que vol 'només els fets', li encanta treballar amb ella. Sovint, els comportaments semblen difícils quan són diferents dels nostres, o impedeixen satisfer les nostres necessitats. Les diferències en els estils de treball o els valors també poden provocar problemes. També ho poden fer les situacions en què els membres de l'equip tenen metes i objectius divergents. Més endavant es discuteixen amb més detall diverses causes arrels de les interaccions difícils.

Val la pena el vostre temps?

Sempre és important mantenir bones relacions de treball, però no totes les relacions o interaccions tenen la mateixa importància. Quan penseu a millorar les relacions laborals, tingueu en compte la importància de cada relació per a vosaltres, a llarg i curt termini. Si teniu problemes amb l'estil de treball de l'assistent del vostre gerent i necessiteu interactuar amb ell diàriament en qüestions crítiques, aquesta relació té una alta prioritat. Però donaríeu una menor prioritat a resoldre les diferències amb un company que hagi estat traslladat fora del projecte.

Què s'interposa?

Aprendre a gestionar les interaccions difícils comporta enormes beneficis, però requereix treball dur. Les barreres per a una resolució exitosa van des de no reconèixer el problema, fins a creences incorrectes, fins a la por psicològica a determinades situacions.

Causes arrels de les interaccions difícils i les seves solucions

Quan hàgiu percebut que un determinat comportament està causant problemes, intenteu identificar-ne la causa principal. Alguns exemples segueixen.

Problema 1

Percebes els problemes de manera diferent a l'altra persona. Per exemple, percebeu que les directrius de l'alta direcció són més importants que un membre de l'equip.

Per què ho veuen així?

Cadascú tenim la nostra pròpia manera de percebre els esdeveniments, i això configura la nostra comprensió del món. Per exemple, si heu experimentat un acomiadament, podeu llegir l'anunci de la direcció d'una ampliació de manera molt diferent a algú que mai no ha perdut la feina. A mesura que ens centrem en els factors que ens semblen els més rellevants, busquem proves que avalen les nostres opinions. I el nostre comportament deriva d'aquesta comprensió.

El gènere, els rols laborals i l'experiència laboral poden influir en la perspectiva. El vell que porta 27 anys a l'empresa i sap com s'han fet les coses sempre tindrà una perspectiva molt diferent d'una nova contractada acabada de sortir de l'escola de negocis.

Solució 1

Quan treballeu amb comportaments que us resulten difícils, és important indagar, o almenys conjecturar, sobre la perspectiva de l'altre. Quan siguis capaç de reconèixer l'altre punt de vista i apreciar la percepció de l'altra persona de la situació, pots avançar cap a la resolució.

Suposem que trobeu que la persistència d'algú a treballar en un tema que considereu poc important es basa en la seva percepció que la situació és crítica; aquesta constatació us pot ajudar a començar a conciliar les vostres diferències.

Problema 2

Estàs motivat per diferents intencions. Estàs motivat per la qualitat, mentre que un company està motivat per l'èxit.

Per què l'altra persona actua així?

Per entendre el comportament d'algú, cal entendre què la motiva. És possible estar influenciat per més d'una causa, però sempre n'hi ha una de dominant.

El comportament laboral sovint ve motivat per la necessitat de:

• completar la feina ràpidament. Per exemple, algú que considera que la finalització és una prioritat pot tenir poca paciència per esperar detalls addicionals.
• completar la feina sense cap error. Algú que vulgui completar el projecte sense errors pot conservar informació o tenir problemes per prendre decisions ràpides.
• establir relacions durant la feina. Algú a qui li agrada portar-se bé pot tenir dificultats per donar comentaris honestament.
• obtenir el reconeixement de la feina. Algú que anhela el reconeixement pot intentar ampliar les seves responsabilitats de projecte a una àrea d'alt perfil per tal d'assegurar-ne el reconeixement.
• evitar càstigs o desaprovacions durant el treball. Algú que vulgui evitar la desaprovació pot fer tot el possible per evitar el risc.

Cada motivació té els seus avantatges i inconvenients. Els problemes reals solen començar quan les necessitats de la gent no són satisfetes. Per exemple, les persones que tenen una gran necessitat de portar-se bé poden tenir problemes per afirmar-se per por que no els agrada.

Solució 2

Quan saps què motiva algú, pots intentar acomodar-lo, per a un benefici mutu. També podeu utilitzar el que sabeu sobre l'altra persona per anticipar com podeu treballar junts.

Com atendre les necessitats d'altres persones

Problema

Treballes i et comuniques de manera diferent. T'agrada tenir tots els problemes al descobert, però el teu responsable prefereix tractar-los d'un en un.

Per què ell o ella ho fa així?

La gent ha preferit els estils de treball i de comunicació. Alguns estils, naturalment, funcionen bé junts, mentre que altres xoquen.

A continuació es mostren quatre estils preferits amb descripcions i detalls sobre com funcionen. Determina quina s'assembla més a tu i quina s'assembla més a l'altra persona en la teva interacció.

Solució

Un cop hàgiu identificat el vostre estil de treball i el de l'altra persona, podeu centrar-vos en com adaptar-vos a les preferències dels altres.

Tipus de personalitats i les seves funcions

Problema

El teu comportament promou un comportament negatiu. Per exemple, la vostra vigilància sobre els terminis d'un projecte fa que un membre de l'equip assumeixi menys responsabilitat per complir les fites.

Què he fet per influir-los perquè es comportin d'aquesta manera?

Els comportaments no funcionen de manera aïllada. Són reaccions a alguna cosa o algú. Ningú pot fer que algú altre faci o senti alguna cosa, però encara és important reconèixer el vostre paper a l'hora d'influir en el comportament dels altres.

Solució

Quan siguis conscient del que fas que porta a un comportament indesitjable en algú altre, intenta evitar-ho o fes alguna cosa diferent. Influir en els comportaments és un procés dinàmic: sovint podeu veure què funciona a l'instant. Així que si no obteniu els resultats que voleu, proveu una altra cosa.

Com treballar amb diferents estils de treball

Hauríeu d'intentar treballar sempre amb comportaments difícils?

No. Alguns comportaments són massa difícils d'abordar en un entorn empresarial, o el benefici no és suficient per garantir el temps dedicat. Considereu els possibles resultats i determineu si el vostre temps val la pena.

Entenc el comportament de l'altra persona, però encara no m'agrada treballar amb ell. Què puc fer?

Recordeu que s'ha de centrar en els resultats i la relació de treball. No cal que li agradi la persona per trobar que val la pena abordar el seu comportament difícil. Mantingueu el focus de la conversa en els resultats i en com millorar la relació laboral. Dues persones poden treballar de manera molt efectiva sense agradar-se.

Quan la causa principal és una situació

Quan la dificultat és la situació i no necessàriament un comportament concret, cal comunicar-se eficaçment per conciliar diferències i arribar a acords.

Escolta primer

'Escoltar primer' significa centrar-se en ser obert i sense jutjar mentre l'altra persona explica la seva raó. Aquest tipus d'escolta ajuda a crear una comprensió més clara de la intenció de la persona. També pot generar confiança i apreciació mútua.

Mostra que estàs intentant treballar amb algú

• Suspendre el judici mantenint la ment oberta a altres punts de vista
• Escolteu atentament les paraules i la intenció. Prendre notes.
• Parafraseja el que has escoltat per comprovar-ne la comprensió. Per exemple, 'El que et sento dir és...'.
• Feu preguntes per a aclariments. Per exemple, 'Què veus com un problema específicament amb la meva recomanació?

Conciliar diferències: qüestions, posicions i interessos

Quan les persones prenen posicions diferents sobre un tema i s'hi mantenen fermament, el treball en equip s'atura. La clau per conciliar les diferències és entendre la perspectiva de l'altra persona fent preguntes obertes i deixar clara la teva perspectiva explicant la teva raó.

Utilitzeu les preguntes per descobrir interessos

Normalment, la gent sap quin és el problema que causa la dificultat i quina és la seva posició al respecte. Tanmateix, és possible que no siguin conscients dels interessos subjacents que configuren la seva posició. Per descobrir aquests interessos, heu de fer preguntes obertes. Per exemple, 'Per què no estàs disposat a donar-me la mateixa quantitat de temps de vacances que tenen altres directors departamentals?'

Utilitzeu el raonament per fer arribar el vostre punt

També has de ser capaç d'explicar els teus propis interessos subjacents. Indiqueu la vostra posició, les dades que la donen suport i l'impacte del que esteu proposant. Obteniu la reacció de l'altra persona a la vostra explicació.

Una vegada que els vostres interessos i els de l'altra persona s'entenen clarament, tots dos podeu començar a buscar solucions creatives.

Passos bàsics per a la gestió d'interaccions difícils

• Identificar la causa arrel
• Seleccioneu una estratègia basada en la causa arrel.
• Implementar l'estratègia.
• Superviseu l'eficàcia de la vostra estratègia

Identificar la causa arrel

Les interaccions difícils poden sorgir perquè:

• dues persones perceben un comportament, un problema o una situació de manera diferent
• dues persones estan motivades per interessos diferents
• dues persones tenen estils de treball diferents
• el comportament d'una persona promou un comportament negatiu per part de l'altra.

Seleccioneu una estratègia basada en la causa arrel

• Intenta entendre la difícil interacció des de la perspectiva de l'altra persona.
• Feu preguntes obertes per descobrir les motivacions de l'altra persona.
• Quan la causa principal és el comportament, identifiqueu l'emoció subjacent (por, preocupació, etc.) i reconeixeu-ho a l'altra persona.
• Quan la causa principal és un estil de treball, intenteu ajustar el vostre comportament perquè interactueu amb l'altra persona de la manera que se senti més còmode.
• Quan la causa principal sigui el vostre propi comportament, canvieu-lo.
• Quan l'origen de la dificultat és una situació, treballeu per descobrir els interessos de l'altra persona i comuniqueu també els vostres.

Superviseu l'eficàcia de la vostra estratègia

• Escolteu atentament durant la implementació.
• Doneu a l'altra persona l'oportunitat de respondre.

Passos per canviar el vostre propi comportament

• Identifica el comportament que no t'agrada en una altra persona.
• Examineu quin canvi en el vostre propi comportament és probable que minimitzi el comportament difícil de l'altra persona.
• Exploreu els valors i les percepcions que us dificulten el canvi.
• Trieu una àrea en la qual pugueu allotjar l'altra persona.
• Implementa la teva estratègia lentament.
• Vigileu amb atenció qualsevol canvi en el comportament de l'altra persona; assegureu-vos de recompensar aquests canvis.

Passos per preparar-se per a una interacció difícil

• Definir junts el propòsit de la interacció.
• Descriu qualsevol esdeveniment que afecti aquesta interacció.
• Identifiqueu els resultats finals desitjats i els obstacles que hi hagi.
• Estigueu preparat per descriure què passarà si el problema no es resol.

Passos per utilitzar les tècniques de comunicació per conciliar les diferències

• Utilitzeu tècniques d'escolta activa per transmetre el vostre interès.
• Descobriu els interessos subjacents de cada persona
• Demanar i fer propostes sobre com resoldre el problema.

Utilitzeu tècniques d'escolta activa per transmetre el vostre interès

• Deixa de banda les teves pròpies reaccions i escolta les intencions i els sentiments de l'altra persona.
• Inicialment, manteniu les vostres pròpies opinions fora de la conversa.
• Parafraseja el que escoltes.
• Comproveu si hi ha suposicions o sentiments no expressats que l'altra persona pugui tenir

Descobriu els interessos subjacents de cada persona

• Explíciteu les vostres percepcions i raó.
• Comproveu la comprensió.
• Demaneu a l'altra persona que aclareixi el seu punt de vista.
• Reconeix el punt de vista de l'altra persona.

Demaneu i feu propostes sobre com resoldre el problema

• Comenceu amb petits acords.
• Treballeu amb una idea alhora.
• Centra't en l'acord, no en el desacord

Consells per a una escolta eficaç

• Suspendre el judici
• Parafraseja el que ha dit l'altra persona
• Feu preguntes obertes.
• Mantenir el contacte visual i utilitzar un llenguatge corporal que indiqui receptivitat.

Consells per mantenir relacions de treball efectives

• Poseu èmfasi en un enfocament mutu de resolució de problemes.
• Sigues accessible.
• Accepta les persones tal com són.
• Mantenir els problemes de relació separats dels problemes de procés.
• Ser.de ment oberta.
• Equilibra la raó amb les emocions
• Utilitzeu l'escolta activa per preguntar, escoltar i entendre l'altra persona
• Consulteu amb els altres abans de decidir una acció
• Confieu en la persuasió per arribar a acords

Consells per respondre a comportaments molestos

• No pots evitar els conflictes, però pots gestionar-ne els resultats
• Tractar la conducta difícil com un problema conjunt
• Establir acords sobre qüestions bàsiques. Treballar en temps present: evitar la referència a errors passats
• No us deixeu atrapar en una política d'ull per ull.

Consells per treballar amb conductes particulars difícils

Consells per fer front a comportaments específics d'un rol

Consells per gestionar el comportament difícil d'un informe directe

Abans de la interacció:

• Expliciteu les vostres expectatives.
• Prepara't mentalment i assaja com pot procedir.
• Consulteu una tercera persona per obtenir assessorament

Durant la interacció:

• Fes un descans.
• Compteu fins a 10 si no és possible fer una pausa.
• Reconeix i parla de les teves emocions.
• Acceptar la responsabilitat del comportament, si escau.

Consells per gestionar el comportament difícil d'un company de feina

• Treballeu junts en un problema per veure si els objectius comuns us poden inspirar a treballar millor junts.
• Comparteix el crèdit per disminuir l'èmfasi de les rivalitats.
• Doneu comentaris sobre els problemes que considereu un problema.

Consells per gestionar el comportament difícil del vostre gerent

• Considereu si la persona és conscient de l'impacte del comportament.
• Intenteu determinar si una percepció subjacent sobre el vostre treball està impedint treballar junts.

L'últim per emportar

Ara ja saps gairebé tot el que cal saber sobre la gestió dels conflictes a la feina. Recordeu que cada situació és diferent, però normalment, practicar una bona comunicació i tractar d'identificar l'arrel del problema pot ajudar a resoldre els problemes molt més ràpidament.

Tens algun consell per gestionar les interaccions difícils a la feina? Feu-nos-ho saber als comentaris a continuació!

Aquest contingut és exacte i fidel segons el que sap l'autor i no pretén substituir l'assessorament formal i individualitzat d'un professional qualificat.